Windows Live Syncをインストール。

以前、ここでも書いたWindows Live Syncをインストールしました。今までGrooveでファイル共有していましたが、ファイルをWindows Live Syncに移行しました。

LiveのアカウントがあればPC間のファイルの同期が簡単にできます。ファイルサーバーを使った集中型の共有ではなくて、各PCでファイルをローカルに置いて、誰かがファイルが更新したらP2Pで各PCを直接コピーしてしまいます。中央のファイルサーバーがダメになってもおしまいではなく、ファイルが分散されて同期を取っていますので、どこかのPCのファイルが残っていれば助かるということになります。

ファイルが分散されている分、ファイルの漏洩に気をつけなければいけませんが(マイクロソフトがこちらのPCの中を覗いているとは思えませんが)、それ以上に便利なツールとなるかと思います。

インストールは簡単です。Windows Live Syncのソフトをダウンロードしてセットアッププログラムを実行します。途中でWindows Liveのアカウントを設定すれば完了です。後は、同期をしたいフォルダーを設定するだけです。どのフォルダーを同期するかは、Webブラウザで設定できます。

フォルダーは、自分だけで参照可能な個人フォルダーと、他の人と共有できる共有フォルダの2つがあります。

前者は、自宅のオフィスとサテライトのオフィス、あとはモバイルのPCに同じファイルを同期できるように設定しました。便利なのはモバイルPCへの共有で、インターネットに接続したいなくても出かける前に同期を取っていれば(インターネットに接続していれば自動的に同期を取ってくれます)、最新のファイルを取り出すことができます。

後者は、会社で利用する文書を各メンバーで共有できるように設定しました。見積書、請求書のような大事なファイルを共有できるようにしています。もし、ファイルサーバーにファイルを置いた場合、ファイルサーバーに障害が起こってしまうとデータが復旧するまで業務が停止します。Windows Live Syncで共有しておけば、自分のPCが壊れても他のPCにファイルが残っているので、安心です。

しかし、Grooveと違って、どのファイルが更新されたかがわかりませんし、グループウェアやコミュニケーションの手段はWindows Live Syncでは用意されていませんので、Hotmailはメッセンシャーなどを利用しなければいけません。本格的にグループウェアの機能をつかって業務を進めて行くのであれば、オフィスの一員となったGrooveを使ったほうがいいでしょう。しかし、Grooveの導入にはコストが非常にかかります。

Windows Live Syncで気になるのは、同期を取る相手のフォルダーの中身が丸見えになることです。自分の管理下のPCはリモートアクセスの機能を使って、ドライブ直下からすべて見えてしまいます。これは便利と言えば便利なのですが。

気をつけなければいけないのは、他の人を共有するフォルダーのメンバーに追加するときに電子メールアドレスで指示するのでが、くれぐれもメールアドレスを間違えてはいけません。間違えて知らない人のメールアドレスを設定してしまうと、ファイルが漏れてしまいます。これは注意です。

ただ、Windows Live Syncは使い方を間違わなければ、とても便利なソフトですので、みなさんも使ってみたらいかがでしょうか? 2つ以上の場所で作業する人には特にお勧めです。無料で使えます。